Ti stai documentando sulla videosorveglianza e tempi di conservazione e ti preme sapere cosa chiede il Regolamento (UE) 2016/679 privacy?
Nel Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) le immagini di videosorveglianza sono dati personali quando permettono di identificare una persona. Di conseguenza, non si possono conservare “finché fa comodo”: serve un criterio chiaro, proporzionato e documentabile.
Il principio chiave: conservare solo il necessario
L’art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR (limitazione della conservazione) impone di tenere i dati solo per il tempo strettamente necessario alle finalità dichiarate. In pratica, la durata non la decide la tecnologia del DVR, ma la necessità reale dell’organizzazione.
Nella maggior parte dei casi, le indicazioni del Garante portano a tempi brevi (spesso nell’ordine di 24–72 ore), salvo esigenze specifiche e motivate che giustifichino un periodo più lungo.
Quando si può conservare più a lungo
Un’estensione dei tempi può essere sostenibile solo se esiste un motivo concreto e verificabile. Per esempio:
-
un evento di sicurezza già avvenuto e una richiesta di estrazione delle immagini;
-
esigenze legate a indagini o richieste dell’Autorità;
-
obblighi di legge o contesti particolari dove il rischio risulta documentato.
In questi casi, però, serve traccia: motivazione scritta, durata definita e regole su chi può accedere alle registrazioni.
Cosa deve fare il titolare del trattamento
Il titolare deve poter dimostrare tre cose:
-
Perché registra (finalità)
-
Per quanto tempo conserva (durata motivata)
-
Come cancella e protegge i dati (misure tecniche e organizzative)
Inoltre, deve prevedere la cancellazione sicura allo scadere del periodo stabilito. In parallelo, vanno gestiti accessi e credenziali: pochi autorizzati, log delle consultazioni, protezione da copie non controllate.
Informativa e cartellonistica: obbligo immediato
Un altro punto spesso sottovalutato è l’informazione agli interessati. Chi entra in un’area videosorvegliata deve accorgersene prima di essere ripreso. Per questo servono cartelli ben visibili e un riferimento all’informativa estesa.
Nel concreto, la segnaletica deve permettere di capire almeno:
-
chi è il titolare del trattamento;
-
qual è la finalità della videosorveglianza;
-
dove trovare l’informativa completa.
Attenzione ai luoghi di lavoro
Nei luoghi di lavoro la materia è più delicata: oltre al GDPR entrano in gioco regole specifiche sul controllo a distanza. Di conseguenza, prima di installare o modificare un impianto conviene verificare correttamente presupposti, finalità, posizionamento delle telecamere e adempimenti correlati.
MODI Srl assume l’incarico di DPO – Data Protection Officer e redige l’intera documentazione privacy prevista dal Regolamento Europeo GDPR 679/2016, realizza anche DPIA con un attento studio del risk assessment dell’azienda Cliente.
Scopri di più sul servizio di consulenza per la corretta realizzazione dell’intero impianto documentale privacy ai sensi del Regolamento Europeo GDPR 679/2016 e per l’assunzione dell’incarico di DPO, visitando il sito www.consulenzaprivacyregolamentoue679.it!
