Videosorveglianza sul lavoro: quanto si possono conservare le immagini secondo il Regolamento (UE) 2016/679?

Stai valutando di installare un impianto di videosorveglianza in azienda e ti chiedi se il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) consente di conservare le immagini “più a lungo del necessario”? La risposta è netta: no. La conservazione deve restare limitata alla finalità dichiarata e va motivata in modo documentabile.

Quando è possibile installare telecamere in azienda

Il datore di lavoro, pubblico o privato, può installare videocamere nei luoghi di lavoro. Tuttavia, deve rispettare il GDPR e le regole applicabili sul controllo a distanza. In particolare, le telecamere si giustificano solo per esigenze concrete, come:

• esigenze organizzative e produttive;

• sicurezza del lavoro;

• tutela del patrimonio aziendale.

Di conseguenza, “metterle per prevenzione generica” o per controllare i lavoratori senza presupposti è una scelta rischiosa.

Principi da rispettare: proporzionalità e trasparenza

Per risultare legittimo, un impianto deve rispettare alcuni principi chiave: liceità, necessità, proporzionalità, sicurezza e trasparenza. In pratica, riprendi solo ciò che serve e limita al minimo l’impatto sulle persone.

Errore comune: posizionare telecamere con angoli troppo ampi, che riprendono aree non pertinenti oppure postazioni in modo eccessivo.

Informativa ai lavoratori: cartello e informativa estesa

I lavoratori devono ricevere un’informazione chiara e preventiva. Per questo:

• il cartello va affisso prima di entrare nell’area ripresa;

• l’informativa estesa deve essere disponibile e facilmente reperibile.

Inoltre, l’informativa deve indicare finalità, titolare del trattamento, riferimenti per i diritti e tempi di conservazione.

Conservazione delle immagini: cosa dice il GDPR

Il GDPR stabilisce che le immagini non possono essere conservate oltre il tempo necessario alle finalità per cui sono state raccolte. Il riferimento è il principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e). Di conseguenza, il tempo di retention va deciso prima e non “dopo”.

Nella pratica, le indicazioni del Garante portano spesso a tempi brevi (tipicamente 24–72 ore), salvo esigenze particolari e documentate. Per esempio, possono incidere:

• eventi di sicurezza già avvenuti;

• indagini o richieste dell’Autorità;

• obblighi di legge o condizioni specifiche del contesto.

In ogni caso, il titolare deve motivare la durata e impostareocco prevedere la cancellazione sicura (meglio se automatica) alla scadenza.

Misure di sicurezza: senza controlli l’impianto è un problema

Proteggere le registrazioni è parte della conformità. Perciò servono accessi limitati, credenziali individuali e regole chiare su chi può vedere o estrarre immagini. Inoltre, misure come cifratura, aggiornamenti e logging riducono accessi impropri e rischio di data breach.

Perché conviene farsi seguire da un esperto

La videosorveglianza in ambito lavorativo è una materia tecnica e “a incastri”. Di conseguenza, un supporto specialistico evita errori tipici: tempi di conservazione troppo lunghi, cartellonistica incompleta, riprese sproporzionate, gestione accessi non controllata e assenza di procedure in caso di incidente.

MODI S.R.L. supporta le aziende nella gestione privacy della videosorveglianza, nella predisposizione della documentazione prevista dal Regolamento (UE) 2016/679, nella realizzazione della DPIA quando necessaria e, se richiesto, nell’assunzione dell’incarico di DPO (Data Protection Officer).

Numero Verde: 800 300 333