Per noi Consulenti la DPIA: non un documento, ma un processo!
La DPIA (valutazione d’impatto) viene spesso percepita come carta in più. In realtà, se la fai bene, ti evita problemi seri. Funziona perché ti costringe a rispondere a domande pratiche: quali rischi generi, quali misure li riducono e come dimostri che le applichi.
Il Regolamento (UE) 2016/679 richiede la DPIA quando un trattamento può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone. La parola chiave è “dimostrare”. Se compili un modello generico, non dimostri nulla.
L’errore più frequente: DPIA scritta bene, ma scollegata dalla realtà
Nei casi reali vediamo DPIA “perfette” sul piano formale, ma senza collegamento a sistemi, ruoli, log, misure tecniche. Di conseguenza, l’azienda non sa cosa fare il giorno dopo. Quando l’autorità chiede evidenze, la DPIA non regge.
Come si costruisce una DPIA che serve davvero?
Il lavoro parte dalla descrizione concreta del trattamento. Devi indicare dati, interessati, finalità, sistemi, flussi e attori coinvolti. Poi passi alla necessità e proporzionalità: perché tratti quei dati e perché non puoi ridurre ulteriormente? A quel punto valuti rischi specifici, non astratti. Per esempio: accessi non autorizzati, profilazione non trasparente, conservazioni eccessive, errori di configurazione, trasferimenti verso terzi.
Subito dopo definisci misure tecniche e organizzative. Qui devi essere operativo: controlli accessi, minimizzazione, cifratura dove applicabile, segregazione ruoli, formazione mirata, monitoraggi. Infine, decidi chi fa cosa e con che frequenza verifichi.
Si devono mettere a terra le misure. Lo fai con procedure scritte in modo semplice e applicabile. La prova consiste in evidenze misurabili: log di accesso, evidenza dei permessi, policy di conservazione, registro incidenti, verbali di test e verifiche, istruzioni ai fornitori, formazione tracciata. Se una misura non produce prove, spesso non esiste davvero.
Un esempio concreto che ci è capitato? App o piattaforma che “traccia troppo”
Caso tipico: un’azienda adotta una piattaforma per gestione turni o performance. Il sistema genera report dettagliati, storicizza dati e crea profili. Se non valuti impatti, rischi di trattare più del necessario e di non informare correttamente. Con una DPIA fatta bene, riduci campi, limiti conservazione, chiarisci finalità e imposti ruoli. Alla fine ottieni uno strumento utile senza trasformarlo in un rischio.
Quando la presenza in azienda di un Consulente MODI fa la differenza?
La DPIA richiede competenze tecniche e organizzative. MODI può affiancarti nella valutazione e nella messa a terra delle misure, includendo il coordinamento con IT e fornitori. Se serve, il supporto può integrare anche il ruolo di DPO per garantire continuità nel tempo.
MODI Srl si propone per ricoprire il ruolo di DPO – Data Protection Officer e redige l’intera documentazione privacy prevista dal Regolamento Europeo GDPR 679/2016, realizza anche la Data Protection Impact Assessment con un attento studio del risk assessment dell’azienda Cliente.
Per valutare il servizio di consulenza per la corretta realizzazione dell’intero impianto documentale privacy ai sensi del Regolamento Europeo GDPR 679/2016 o per affidare in esterno il ruolo di DPO, visita il sito www.consulenzaprivacyregolamentoue679.it! Nella home tanti approfondimenti!
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