Quando parliamo di privacy, il fornitore è spesso il punto debole.
Cloud, software gestionali, consulenti IT, marketing, paghe: i fornitori trattano dati per conto dell’azienda. Se non governi ruoli e responsabilità, il rischio entra dall’esterno senza che tu lo veda.
Il Regolamento Privacy (UE) 2016/679 richiede controllo sui soggetti che trattano dati per tuo conto. Non basta firmare una nomina standard: devi verificare misure e coerenza.
L’errore tipico: nomine generiche e zero verifiche
Molte aziende hanno “nomine” tutte uguali, scollegate dal servizio reale. In parallelo mancano verifiche minime: dove stanno i dati, quali subfornitori usa il provider, come gestisce incidenti, come gestisce accessi, quali tempi di conservazione applica.
Come si fa: due diligence proporzionata e ripetibile
Il metodo efficace parte da una classificazione. Non tutti i fornitori hanno lo stesso impatto. Un fornitore paghe o un cloud che ospita dati sensibili richiede più controlli di un fornitore che gestisce solo dati anagrafici minimi.
Poi definisci un set di domande e documenti richiesti: misure di sicurezza, gestione incidenti, accessi, sub-responsabili, backup, localizzazione dati. Dopo la raccolta, decidi se accettare, mitigare o cambiare soluzione.
L’azione è formalizzare correttamente ruoli, istruzioni e misure. Lo fai con accordi aggiornati e con un piano di verifica periodico. La prova include: elenco fornitori con classificazione rischio, nomine coerenti, report di valutazione, evidenze di controlli, registro delle modifiche contrattuali.
Se il provider modifica subfornitori o infrastruttura, l’azienda deve saperlo. Con un approccio di due diligence serio, inserisci clausole di notifica e controlli periodici. Così riduci sorprese e responsabilità indirette.
Perché conviene farlo bene?
Una gestione fornitori solida riduce incidenti e accelera audit. MODI può gestire la due diligence in modo pragmatico, senza trasformarla in burocrazia.
MODI Srl si propone per ricoprire il ruolo di DPO – Data Protection Officer e redige l’intera documentazione privacy prevista dal Regolamento Europeo GDPR 679/2016, realizza anche la Data Protection Impact Assessment con un attento studio del risk assessment dell’azienda Cliente.
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