Conservare tutto “per sicurezza” è un boomerang! Molte aziende conservano dati oltre il necessario perché temono di perdere informazioni utili. Poi però aumentano superfici di rischio, tempi di risposta, probabilità di data breach e difficoltà di gestione delle richieste degli interessati.

Il Regolamento (UE) 2016/679 richiede limitazione della conservazione. Questo obbligo non è teorico: lo devi applicare con regole chiare.

L’errore più comune che come Consulenti abbiamo rilevato? Nessuna regola uniforme e archivi sparsi.

Spesso trovi dati in più posti: email, PC personali, cartelle condivise, cloud, gestionali, archivi cartacei. In assenza di regole, nessuno cancella. Inoltre, nessuno riesce a dire “dove stanno i dati”. Quando arriva una richiesta o un incidente, l’azienda perde tempo.

Come si fa una policy semplice e collegata ai processi?

Il lavoro efficace parte da una tabella di conservazione collegata ai processi. Non devi scrivere un romanzo.

Devi stabilire per categorie principali: durata, criterio di calcolo, luogo di conservazione, responsabile. Poi definisci una procedura di cancellazione periodica, almeno trimestrale o semestrale, a seconda dei volumi.

Subito dopo, colleghi la cancellazione ai sistemi: se un gestionale non consente cancellazioni o anonimizzazioni, devi gestire la criticità con misure compensative.

L’azione è cancellare o anonimizzare quando scade la necessità. Lo fai con calendarizzazione, responsabilità e controlli.

La prova include log di cancellazione dove possibile, verbali di verifica, report di pulizia archivi, procedure firmate, istruzioni al personale e ai fornitori.

Un ex dipendente lascia l’azienda e i suoi dati restano in cartelle condivise, email e app. Se implementi una procedura di offboarding privacy, chiudi accessi, archivi documenti necessari e cancelli il resto secondo policy.

Questo riduce rischio e semplifica gestione interna.

Risultato? Meno dati, meno rischi, più efficienza

Quando riduci i dati superflui, lavori meglio. Inoltre, reagisci più velocemente in caso di richiesta o incidente. MODI può definire policy e procedure e aiutarti a renderle applicabili senza bloccare l’operatività.

MODI Srl si propone per ricoprire il ruolo di DPO – Data Protection Officer e redige l’intera documentazione privacy prevista dal Regolamento Europeo GDPR 679/2016, realizza anche la Data Protection Impact Assessment con un attento studio del risk assessment dell’azienda Cliente.

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