Le Linee Guida del Garante per la protezione dei dati personali sui tracking pixel nelle email introducono indicazioni operative importanti per aziende, enti e professionisti che usano comunicazioni elettroniche verso clienti, prospect, utenti o iscritti a newsletter.

Il provvedimento non vieta l’uso delle email promozionali. Non blocca nemmeno l’attività di marketing digitale. Chiede però alle organizzazioni di rendere trasparente il tracciamento e di rispettare le regole previste dalla normativa privacy.

Quando una comunicazione contiene tracking pixel, il destinatario può essere monitorato nel momento in cui apre l’email. Il mittente o la piattaforma utilizzata possono ricevere informazioni sull’apertura del messaggio, sul numero di visualizzazioni e su alcuni dati tecnici collegati alla consultazione.

Proprio perché il destinatario spesso non percepisce la presenza del pixel, il Garante chiede maggiore chiarezza.

Il consenso serve sempre?

No, non sempre. Dire che il consenso serve in ogni caso sarebbe impreciso.

Il consenso diventa necessario quando il tracking pixel viene usato per finalità di tracciamento individuale, marketing, profilazione, analisi della performance delle campagne o adattamento delle comunicazioni sulla base del comportamento del destinatario.

Il Garante precisa che, in determinati casi, il consenso al tracking pixel può essere ricompreso nel consenso più generale alla ricezione delle comunicazioni promozionali. Questa soluzione è possibile solo se la richiesta è chiara, neutra, informata e priva di forzature.

Diverso è il caso delle comunicazioni tecniche, di sicurezza, istituzionali o di servizio. In alcune situazioni possono ricorrere deroghe, ma l’azienda deve motivarle e documentarle. Non basta dichiarare che il pixel è “tecnico” se in realtà serve a misurare l’interesse commerciale del destinatario.

La revoca deve essere granulare

Uno degli aspetti più importanti riguarda la revoca.

L’utente deve poter revocare il consenso in modo semplice. Inoltre, deve poter scegliere se interrompere del tutto la ricezione delle email oppure continuare a riceverle senza essere tracciato tramite pixel.

Questo passaggio è concreto. Il classico link “disiscriviti” potrebbe non bastare se obbliga l’utente a uscire dalla lista per evitare il tracciamento. Il destinatario deve avere una possibilità reale di scelta.

Le aziende devono quindi verificare se la propria piattaforma consente questa gestione. Molti strumenti standard non sono configurati correttamente o richiedono impostazioni aggiuntive.

Privacy by design: non solo testi da aggiornare

L’adeguamento non consiste solo nel modificare una frase nell’informativa.

Le organizzazioni devono applicare i principi di privacy by design e privacy by default previsti dal Regolamento (UE) 2016/679. Questo significa ridurre i dati raccolti, limitare l’identificabilità dei destinatari, controllare i flussi verso i fornitori e documentare le scelte adottate.

Il Garante suggerisce, ad esempio, l’uso di identificativi non intelligibili e non sequenziali, separati dall’indirizzo email. Questa impostazione riduce l’esposizione dei dati personali durante il caricamento del pixel.

Perché conviene fare una verifica ora?

Il termine di adeguamento è fissato in 6 mesi dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, con scadenza indicativa al 29 ottobre 2026.

Le aziende che usano newsletter, CRM o piattaforme di marketing automation dovrebbero verificare subito impostazioni, informative, consensi, contratti con fornitori, registro dei trattamenti e procedure di revoca.

MODI SRL affianca le organizzazioni nella verifica degli adempimenti privacy previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, dal Codice Privacy e dai provvedimenti del Garante.

Per maggiori informazioni o per richiedere supporto sull’adeguamento privacy delle comunicazioni email, è possibile contattare MODI SRL al Numero Verde 800300333, tramite WhatsApp al numero 0415412700, dalla chat presente nella home page del sito oppure tramite il modulo contatti disponibile su www.modiq.it.

Per consultare il Provvedimento del Garante, cliccare qui.

Per l’infografica a disposizione, cliccare qui.