Serve davvero un DPO in azienda? Molti imprenditori se lo chiedono, spesso dopo aver ricevuto offerte confuse. La risposta si trova nell’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679. Bastano tre domande per capire se la nomina del Data Protection Officer è obbligatoria.
Domanda 1: sei un ente pubblico?
Le autorità e gli organismi pubblici devono sempre designare un DPO, salvo le autorità giurisdizionali nell’esercizio delle loro funzioni. Per le imprese private, invece, bisogna guardare alle attività svolte.
Domanda 2: monitori le persone in modo regolare e sistematico su larga scala?
Il DPO serve quando le attività principali consistono in un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala. Ad esempio, la profilazione dei clienti a fini pubblicitari, la geolocalizzazione continua o la videosorveglianza come servizio. Conta l’attività principale, non quella accessoria.
Domanda 3: tratti dati particolari su larga scala?
Il DPO è obbligatorio anche quando l’attività principale comporta, su larga scala, dati sanitari, biometrici o relativi a reati. Pensiamo a cliniche, laboratori, poliambulatori o centri di ricerca. Al contrario, il singolo medico o il piccolo studio professionale di solito non rientrano.
Serve un DPO anche se non è obbligatorio?
Se nessuna risposta è sì, la nomina è facoltativa. Tuttavia molte aziende scelgono comunque un DPO, perché semplifica il controllo della conformità. In ogni caso, conviene documentare per iscritto la valutazione fatta.
Cosa rischia chi non nomina un DPO obbligatorio
La violazione degli artt. 37-39 prevede sanzioni fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato annuo mondiale. Inoltre, l’assenza del DPO emerge subito in caso di ispezione.
Il supporto di MODI S.R.L.
MODI S.R.L. valuta con l’azienda se il DPO è obbligatorio e può assumere l’incarico di DPO esterno. Inoltre, cura l’intera documentazione privacy richiesta dal GDPR.
Domande frequenti
Il DPO è obbligatorio per tutte le aziende?
No. È obbligatorio per enti pubblici e per chi, come attività principale, monitora persone su larga scala o tratta dati particolari su larga scala.
Posso nominare un DPO anche se non sono obbligato?
Sì, la nomina volontaria è possibile. In quel caso si applicano comunque le regole sulla posizione e sui compiti del DPO.
Il DPO si comunica al Garante?
Sì. I dati di contatto del DPO vanno comunicati al Garante e pubblicati, ad esempio sul sito aziendale.
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