Una volta stabilito che serve un DPO, resta una scelta pratica: DPO interno o esterno? L’art. 37 del GDPR ammette entrambe le soluzioni. Il DPO può essere un dipendente oppure un professionista che opera con un contratto di servizi. Per una PMI, però, le due strade hanno costi e rischi molto diversi.
DPO interno: vantaggi e limiti
Un DPO interno conosce bene processi e persone. Inoltre è sempre presente in azienda. Tuttavia deve avere competenze specialistiche in diritto e sicurezza dei dati, che spesso vanno costruite con formazione continua. Soprattutto, non deve trovarsi in conflitto di interessi con il proprio ruolo.
I costi nascosti del DPO interno
Al costo del lavoro si aggiungono formazione, aggiornamento e tempo sottratto ad altre attività. Inoltre, il GDPR chiede di garantire al DPO risorse adeguate e indipendenza. Per questo, in una piccola impresa, trovare la persona giusta è spesso difficile.
DPO esterno: quando conviene
Il DPO esterno porta competenze già strutturate e un punto di vista indipendente. Di conseguenza, riduce il rischio di conflitti di interesse. Inoltre, il costo è prevedibile e proporzionato ai trattamenti. Per molte PMI è la soluzione più efficiente.
DPO interno o esterno: come scegliere
Conviene valutare tre fattori: complessità dei trattamenti, competenze disponibili e rischio di conflitto di interessi. Se all’interno manca una figura adatta e indipendente, il DPO esterno è in genere la scelta più sicura.
Cosa deve prevedere il contratto con un DPO esterno
Il contratto deve indicare compiti, tempi di risposta, presenza in azienda e canali di comunicazione. Inoltre, deve garantire l’accesso alle informazioni necessarie. Infine, l’azienda resta titolare del trattamento e responsabile delle scelte.
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MODI S.R.L. può assumere l’incarico di DPO esterno con un contratto chiaro e proporzionato. Inoltre, affianca il titolare con consulenza privacy e formazione del personale.
Domande frequenti
Il DPO esterno può essere una società?
Sì. Il DPO può essere designato sulla base di un contratto di servizi; è importante indicare una persona di riferimento.
Il responsabile IT può fare il DPO interno?
In genere no, perché decide sui mezzi del trattamento e si troverebbe in conflitto di interessi.
Più aziende di un gruppo possono avere lo stesso DPO?
Sì, un gruppo può nominare un unico DPO, purché sia facilmente raggiungibile da ciascuno stabilimento.
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